Arkevia est un coffre-fort électronique numérique qui révolutionne la gestion documentaire en entreprise en offrant une solution d’archivage sécurisée et accessible depuis n’importe quel appareil. Cette plateforme permet aux employeurs et salariés de dématérialiser leurs documents tout en garantissant leur valeur légale et leur conservation à long terme.
Nous vous accompagnons dans la découverte de cette solution innovante qui transforme la façon dont les entreprises gèrent leurs documents administratifs. Voici ce que nous allons explorer ensemble :
- Les fonctionnalités principales d’Arkevia et son interface utilisateur
- Les niveaux de sécurité et la conformité RGPD
- Le processus de connexion et la résolution des problèmes techniques
- Les tarifs et les différentes offres disponibles
- Les avantages concrets pour employeurs et salariés
Qu’est-ce qu’Arkevia : le coffre-fort numérique pour entreprises
Arkevia se positionne comme une alternative moderne à l’archivage papier traditionnel. Cette solution de gestion documentaire permet de stocker, organiser et partager des documents professionnels de manière totalement sécurisée. Nous observons que plus de 2 000 entreprises françaises font déjà confiance à cette plateforme pour leur transition numérique.
La force d’Arkevia réside dans sa capacité à remplacer efficacement les archives physiques tout en conservant la valeur juridique des documents. Chaque fichier uploadé bénéficie d’un horodatage certifié et d’une signature numérique qui lui confère la même force probante qu’un document papier original.
L’objectif principal d’Arkevia consiste à simplifier les échanges documentaires entre employeurs et salariés. Fini les bulletins de paie perdus ou les contrats égarés : tout est centralisé dans un espace numérique personnalisé accessible 24h/24 et 7j/7.
Les fonctionnalités principales d’Arkevia
La plateforme Arkevia propose un ensemble complet de fonctionnalités pensées pour optimiser la gestion documentaire en entreprise. Nous détaillons ici les outils les plus utilisés par les 150 000 utilisateurs actifs de la solution.
Organisation automatique des documents
Arkevia classe automatiquement vos fichiers selon leur type et leur provenance. Les bulletins de paie sont rangés dans un dossier dédié, les contrats dans un autre, et ainsi de suite. Cette organisation intelligente vous fait gagner un temps précieux : nous estimons à 2 heures par mois le temps économisé par utilisateur.
Moteur de recherche intégré
Le système de recherche d’Arkevia analyse le contenu textuel de vos documents PDF et vous permet de retrouver n’importe quelle information en quelques secondes. Par exemple, vous pouvez taper “congés payés 2023” et obtenir instantanément tous les documents contenant ces termes.
Partage sécurisé
Vous pouvez partager vos documents avec des tiers via des liens sécurisés temporaires. Ces liens expirent automatiquement après la durée que vous avez définie (1 jour, 1 semaine, 1 mois) et nécessitent une authentification pour être consultés.
Sécurité et protection des données sur Arkevia
La sécurité constitue le cœur de la proposition de valeur d’Arkevia. Nous vous présentons les mesures techniques et organisationnelles mises en place pour protéger vos données sensibles.
Chiffrement de niveau bancaire
Arkevia utilise un chiffrement AES 256 bits pour tous les fichiers stockés sur ses serveurs. Cette technologie, identique à celle utilisée par les banques, rend vos documents illisibles sans la clé de déchiffrement appropriée. Même en cas de piratage des serveurs, vos données resteraient parfaitement protégées.
Authentification renforcée
L’accès à votre coffre-fort numérique nécessite une authentification à double facteur obligatoire. Après avoir saisi votre mot de passe, vous devez confirmer votre identité via un code reçu par SMS ou généré par une application dédiée. Cette double vérification réduit de 99,9% les risques d’accès non autorisé.
Conformité RGPD totale
Tous les serveurs d’Arkevia sont localisés en France, garantissant le respect de la souveraineté numérique européenne. Vos données ne transitent jamais par des pays tiers et restent soumises exclusivement au droit français. L’entreprise a obtenu la certification ISO 27001 en 2022, attestant de la robustesse de ses processus sécuritaires.
| Niveau de sécurité | Arkevia | Stockage cloud classique |
|---|---|---|
| Chiffrement | AES 256 bits | Variable (parfois absent) |
| Localisation serveurs | France uniquement | Mondiale |
| Authentification | Double facteur obligatoire | Simple mot de passe |
| Certification | ISO 27001 | Rare |
| Conservation | 50 ans garantis | Non garantie |
Comment se connecter à MyArkevia
L’accès à votre espace personnel Arkevia s’effectue via le portail MyArkevia, disponible sur www.myarkevia.com. Nous vous guidons pas à pas dans cette procédure de connexion.
Première connexion
Votre employeur vous transmet par email vos identifiants de connexion personnalisés. Ces identifiants comprennent votre adresse email professionnelle et un mot de passe temporaire que vous devrez modifier lors de votre première visite. Le processus d’activation prend généralement moins de 5 minutes.
Connexion standard
Une fois vos identifiants personnalisés créés, vous accédez à votre espace en saisissant votre email et votre mot de passe sur la page d’accueil de MyArkevia. Le système vous demande ensuite le code de vérification reçu par SMS pour finaliser l’authentification.
Applications mobiles
Arkevia propose des applications natives pour iOS et Android, téléchargées plus de 50 000 fois. Ces apps offrent les mêmes fonctionnalités que la version web et permettent de consulter vos documents même hors connexion grâce au cache local sécurisé.
Résoudre les problèmes de connexion Arkevia
Nous rencontrons parfois des difficultés techniques lors de l’accès à MyArkevia. Voici les solutions aux problèmes les plus fréquents rencontrés par nos utilisateurs.
Mot de passe oublié
Cliquez sur “Mot de passe oublié” sur la page de connexion. Un lien de réinitialisation vous sera envoyé par email dans les 2 minutes. Vérifiez votre dossier spam si vous ne recevez rien. Ce lien reste valide 24 heures et permet de créer un nouveau mot de passe sécurisé.
Problèmes d’authentification à deux facteurs
Si vous ne recevez pas le code SMS, vérifiez que votre numéro de téléphone est correctement renseigné dans vos paramètres de compte. En cas de changement de numéro, contactez le support Arkevia au 01 85 76 28 25 pour mettre à jour vos informations.
Incompatibilité navigateur
Arkevia fonctionne optimalement sur Chrome, Firefox, Safari et Edge dans leurs versions récentes. Internet Explorer n’est plus supporté depuis 2021. Nous recommandons de vider le cache de votre navigateur si vous rencontrez des dysfonctionnements d’affichage.
Tarifs et abonnements Arkevia
Les tarifs d’Arkevia s’adaptent aux besoins de chaque utilisateur, qu’il soit particulier ou entreprise. Nous analysons les différentes formules disponibles en 2024.
Offre particuliers
L’abonnement personnel Arkevia coûte 4,90€ par mois et inclut 50 Go de stockage sécurisé. Cette formule convient parfaitement aux salariés souhaitant conserver leurs documents personnels au-delà de leur emploi actuel. L’engagement minimum est de 12 mois, avec possibilité de résiliation à tout moment.
Offres entreprises
Les tarifs entreprise varient selon le nombre d’utilisateurs et le volume de stockage requis. Une PME de 20 salariés paie environ 200€ par mois pour un service complet incluant la dématérialisation des bulletins de paie et l’archivage légal. Les grandes entreprises (plus de 500 salariés) bénéficient de tarifs dégressifs négociés au cas par cas.
Services inclus
Tous les abonnements Arkevia incluent la sauvegarde automatique, le support technique illimité, les mises à jour gratuites et l’accès multi-appareils. Aucun frais caché n’est appliqué : le prix annoncé correspond au coût réel d’utilisation.
Arkevia pour les employeurs : gestion documentaire RH
Les services RH trouvent dans Arkevia un allié précieux pour optimiser leurs processus administratifs. Nous observons une réduction moyenne de 40% du temps consacré à la gestion documentaire dans les entreprises utilisatrices.
Dématérialisation des bulletins de paie
Arkevia permet de supprimer totalement l’impression et l’envoi postal des bulletins de salaire. Chaque mois, les fiches de paie sont automatiquement déposées dans l’espace personnel de chaque salarié. Cette automatisation fait économiser environ 2€ par bulletin (impression, affranchissement, temps de traitement).
Distribution des documents RH
Contrats de travail, avenants, attestations employeur, certificats de formation : tous ces documents peuvent être diffusés instantanément via Arkevia. Le système conserve une trace de la consultation par le salarié, garantissant le respect des obligations d’information de l’employeur.
Gestion des droits d’accès
L’administrateur RH définit précisément qui peut accéder à quels documents. Un manager peut consulter les dossiers de son équipe mais pas ceux des autres services. Cette granularité des permissions respecte la confidentialité tout en fluidifiant les processus internes.
Arkevia pour les salariés : accès aux documents personnels
Du point de vue salarié, Arkevia représente un coffre-fort personnel où conserver tous les documents liés à sa carrière professionnelle. Cette continuité documentaire s’avère particulièrement précieuse lors des changements d’employeur.
Conservation permanente
Contrairement aux archives d’entreprise qui peuvent être détruites ou perdues, votre espace Arkevia personnel vous suit tout au long de votre carrière. Vous gardez l’accès à vos bulletins de paie même 20 ans après avoir quitté une entreprise. Cette sécurité documentaire facilite les démarches administratives futures (prêt immobilier, retraite, etc.).
Centralisation multi-employeurs
Si vous travaillez successivement pour plusieurs entreprises utilisant Arkevia, tous vos documents se retrouvent centralisés dans un seul espace. Cette vision globale de votre parcours professionnel simplifie considérablement la gestion de vos archives personnelles.
Partage familial sécurisé
Vous pouvez autoriser votre conjoint ou un proche à accéder temporairement à certains documents en cas de besoin. Cette fonctionnalité s’avère utile pour les démarches bancaires ou les dossiers administratifs nécessitant des justificatifs professionnels.
Interface et applications mobiles Arkevia
L’ergonomie d’Arkevia privilégie la simplicité d’utilisation sans sacrifier la richesse fonctionnelle. Nous analysons les spécificités de chaque interface disponible.
Interface web responsive
Le tableau de bord web s’adapte automatiquement à la taille de votre écran. Sur desktop, vous bénéficiez d’une vue complète avec volets latéraux et aperçu des documents. Sur mobile, l’interface se simplifie pour faciliter la navigation tactile tout en conservant l’accès à toutes les fonctionnalités.
Applications natives
Les apps iOS et Android offrent des fonctionnalités spécifiques au mobile : scan de documents via l’appareil photo, notifications push en temps réel, synchronisation offline des fichiers consultés récemment. Le taux de satisfaction des utilisateurs mobiles atteint 4,6/5 selon les stores d’applications.
Accessibilité et ergonomie
Arkevia respecte les standards d’accessibilité WCAG 2.1 pour permettre l’utilisation par les personnes en situation de handicap. Les contrastes, tailles de police et raccourcis clavier sont optimisés. Cette attention portée à l’accessibilité bénéficie à tous les utilisateurs en améliorant la lisibilité générale.
Alternatives et concurrents à Arkevia
Le marché du coffre-fort numérique compte plusieurs acteurs avec des positionnements différenciés. Nous comparons Arkevia aux principales alternatives disponibles.
Digiposte (La Poste)
Digiposte mise sur la notoriété de La Poste et propose un service gratuit limité à 5 Go. Néanmoins, les fonctionnalités entreprise restent moins développées qu’Arkevia et le support technique s’avère parfois moins réactif selon les retours utilisateurs.
Zeendoc
Cette solution française cible davantage les grandes entreprises avec des fonctionnalités de workflow avancées. Les tarifs sont généralement plus élevés qu’Arkevia (environ 30% de surcoût) mais la personnalisation possible est plus poussée.
Solutions internationales
Box, Dropbox ou Google Drive offrent du stockage cloud mais ne proposent pas les garanties légales et la conformité française d’Arkevia. Ces outils conviennent pour le partage de fichiers mais pas pour l’archivage légal de documents RH sensibles.
Support client et assistance Arkevia
La qualité du support technique constitue un différenciateur majeur d’Arkevia par rapport à ses concurrents. Nous évaluons les différents canaux d’assistance disponibles.
Support téléphonique personnalisé
Une hotline dédiée (01 85 76 28 25) est accessible du lundi au vendredi de 9h à 18h. Le temps de décroché moyen est inférieur à 30 secondes et les conseillers français maîtrisent parfaitement les spécificités techniques et réglementaires de la solution.
Centre d’aide en ligne
La base de connaissances Arkevia contient plus de 200 articles détaillés couvrant tous les aspects d’utilisation. Des tutoriels vidéo accompagnent les procédures les plus complexes. Ce centre d’aide est régulièrement enrichi selon les questions les plus fréquentes remontées par les utilisateurs.
Formations et webinaires
Arkevia organise mensuellement des sessions de formation gratuites pour ses nouveaux utilisateurs. Ces webinaires d’1 heure permettent de maîtriser rapidement les fonctionnalités essentielles. Un replay est systématiquement mis à disposition pour les absents.
Avis utilisateurs sur Arkevia
Les retours d’expérience des utilisateurs Arkevia sont majoritairement positifs, avec une note moyenne de 4,3/5 sur les plateformes d’avis spécialisées. Nous synthétisons les points forts et axes d’amélioration les plus cités.
Points forts appréciés
Les utilisateurs plébiscitent la simplicité d’utilisation (89% de satisfaction), la réactivité du support technique (92%) et la sécurité des données (96%). La fonction de recherche dans les documents PDF est particulièrement appréciée par les utilisateurs intensifs qui manipulent de nombreux fichiers.
Axes d’amélioration identifiés
Certains utilisateurs souhaiteraient des fonctionnalités de collaboration plus avancées (annotation partagée, commentaires) et une meilleure intégration avec les logiciels RH existants. L’application mobile pourrait également bénéficier d’une fonction de scan OCR plus performante.
Recommandations clients
85% des utilisateurs Arkevia recommandent activement la solution à leur entourage professionnel. Ce taux de recommandation élevé témoigne de la satisfaction globale et de la valeur perçue du service.
Arkevia s’impose comme une solution mature et fiable pour la dématérialisation documentaire en entreprise. Sa combinaison unique de sécurité, simplicité et accompagnement en fait un choix pertinent pour les organisations souhaitant moderniser leur gestion documentaire tout en respectant les contraintes réglementaires françaises. La croissance continue de sa base utilisateur (+ 40% en 2023) confirme l’adéquation de cette solution aux besoins du marché français.